Wie Sie Ihre Supply Chain mit digitalen Audits optimieren

Audits sind ein wichtiger Bestandteil der Supply Chain. Anhand von regelmäßigen Audits lassen sich nicht nur Normen und Regeln überprüfen, sondern auch die Qualität von Produkten nachweisen.

Auditmanagement erfordert bei der Planung und Durchführung in der Praxis ein hohes Maß an Organisation. Im Rahmen des Qualitätsmanagements wird untersucht, ob die geforderten Standards (Prozesse, Anforderungen und Richtlinien) innerhalb der Supply Chain erfüllt werden. Was der Qualitätssicherung dienen soll, bedeutet aber gleichzeitig einen enormen Dokumentations- und Überwachungsaufwand.

Wie die Digitalisierung des gesamten Auditprozesses diesen Aufwand nicht nur deutlich reduziert, sondern zusätzlich auch das Maßnahmenmanagement vereinfacht, lesen Sie in diesem Blogartikel.

Faktencheck: Wozu dient das Audit?

Innerhalb des Qualitätsmanagements gibt es verschiedene Arten von Audits, die während der gesamten Produktentwicklung und Lieferantenkette durchgeführt werden. Die unterschiedlichen Arten lassen sich wie folgt aufteilen:

• Ereignisbezogenes Audit: Diese Form wird z. B. bei sich häufenden Reklamationen angewendet.
• Zyklisches Audit: Diese Art wird regelmäßig durchgeführt, z.B. einmal im Jahr.
• Normabhängiges Audit: Dieses dient zur Überprüfung, ob die jeweils erforderliche Norm gewährleistet wird.

Für die Durchführung eines Audits inkl. Bewertung gibt es standardisierte Listen in Form eines Fragen- oder Bewertungskatalogs. Diese Momentaufnahmen liefern ein vergleichbares Ergebnis, woraus sich z. B. die Entscheidung für oder gegen einen Lieferanten ergibt.

Welche Vorteile bietet das webbasierte digitale Audit?

Je mehr Daten gesammelt und verarbeitet werden und je mehr Personen oder Abteilungen beteiligt sind, umso höher ist das Risiko von Eingabefehlern.
Besonders wenn mehrere Parteien beteiligt sind, erleichtern digitale Audits den Zugriff aller Beteiligten auf den stets aktuellen Stand großer Datensammlungen. Die Digitalisierung des Audits bringt aber noch weit mehr Vorteile:

Transparenz

Durch den Zugang über ein gemeinsames Portal ergeben sich unter anderem zentrale Bearbeitungsmöglichkeiten, wie z. B. das Aktualisieren von Listen. Da alle Daten an einer Stelle gesammelt werden, erhalten Kunden sowie Lieferanten Einsicht auf das Gesamtergebnis und den aktuellen Stand. Ausgehend von dieser gemeinsamen Basis sind die jeweiligen Parteien in der Lage, bestehende Mängel zu erkennen und rechtzeitig geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

Gesamtübersicht

Ein weiterer Vorteil des digitalen Audits ist die Möglichkeit, verschiedene Listen anzulegen. Dabei kann es sich z. B. um eine simple To-Do-Liste für den Lieferanten handeln, die jedoch gleichzeitig als Checkliste für den Kunden dient. Der Kunde erhält einen guten Überblick, ob der Lieferant alles Erforderliche erledigt hat.

Im webbasierten Tool haben Sie außerdem die Möglichkeit, verschiedene Maßnahmentypen festzulegen, z. B. in Form einer Ursachenanalyse durch das Labor zur Behebung von Mängeln. Die Wirksamkeit dieser Maßnahmen wird wiederum vom Auditor bewertet.

Dokumentation

Durch die ausführliche Dokumentation an einer zentralen Stelle sind Sie jederzeit in der Lage, die Bewertungsergebnisse nachzuvollziehen: Sie haben die letzten Ergebnisse des Audits stets griffbereit und können jederzeit die dazugehörigen Unterlagen und Fotos oder die jeweilige Zuständigkeit einsehen. Ein Vergleich der Lieferanten oder der letzten Audits zur Qualitätsverbesserung wird vereinfacht.

Was bringt das digitale Audit für die Supply Chain?

Im Rahmen des Supply Chain Management bringt Ihnen das digitale Audit den Vorteil, dass Sie alle Vorgänge zu den Lieferanten griffbereit haben. Auf dieser Grundlage können Sie leichter eine Lieferantenbewertung und -auswertung durchführen und deren Entwicklung im Blick behalten.

Außerdem können Sie die bereits geschaffene Basis für eine ideale Vorbereitung auf Lieferantengespräche nutzen und gemeinsam eine Optimierung von Produkten und Prozessen ausarbeiten.

Fazit

Auditmanagement ist ein intensives und zeitaufwendiges Unterfangen mit viel Dokumentationsaufwand und meist mehreren involvierten Parteien. Um den Aufwand zu reduzieren und gleichzeitig die Transparenz zu erhöhen, ist es sinnvoll, in die Digitalisierung des Audits zu investieren.

Durch die Nutzung eines webbasierten Tools ermöglicht man Lieferanten wie Kunden den steten Zugang zu allen Daten. Somit sind alle Beteiligten über den aktuellen Stand der Dinge informiert, welche Anforderungen und Standards zu erfüllen sind und an welcher Stelle Maßnahmen erforderlich sind.

Darüber hinaus haben Sie durch die ausführliche, zentrale Dokumentation einen Überblick über die Lieferantenvorgänge und sind in der Lage, diese zu bewerten und auszuwerten. Mit dieser Auswertung können Sie wiederum Entscheidungen für oder gegen Lieferanten treffen und somit Ihre Lieferkette nachhaltig optimieren.