7 Schritte zur erfolgreichen CAQ-Softwareeinführung

Wenn Sie das ehrgeizige Ziel eines Marathonlaufs erreichen möchten, ist der Kauf guter Laufschuhe eine der wichtigsten Grundlagen. Damit alleine laufen Sie jedoch keine Bestzeit. Mit einem auf Ihre Bedürfnisse ausgelegten Trainingsplan sowie einem motivierenden Trainer, mit dem Sie Ihre Übungseinheiten wiederholen, meistern Sie die sportliche Herausforderung.

Ähnlich verhält es sich bei der Einführung einer neuen Software, die Ihrem Unternehmen helfen soll, ein Ziel zu erreichen oder ein Problem zu lösen. Wie bei einem Laufschuh muss auch die Software „anprobiert“ werden – Auswahl und Installation sind aber nur der Anfang. So richtig gewinnbringend wird das Ganze aber erst, wenn hinter dem Software-Tool auch ein kompetenter Partner steht, der Sie bei Ihrer Zielerreichung umfassend unterstützt.

Die folgenden 7 Regeln der CAQ-Softwareeinführung sind Ihr verlässlicher „Trainingsplan“ und helfen Ihnen dabei, erfolgreich über die Ziellinie zu kommen.

1. Schritt der Softwareeinführung: Die Analyse

In vielen Fällen sind Verbesserungspotenziale im Unternehmen, z.B. durch die Häufung von Reklamationen, schnell entdeckt. Daraufhin wird ein Mitarbeiter beauftragt, eine Software zur Qualitätssicherung zu besorgen, die es dann schon richten wird. Leider weit gefehlt! Nehmen Sie sich Zeit für eine umfassende Ursachenanalyse. Sammeln Sie Informationen aus allen Stadien des Produktlebenszyklus und analysieren Sie den Ursprung des sichtbaren Problems. Mit dieser Erkenntnis suchen Sie dann gezielt nach dem passenden Werkzeug zur Problemlösung. Im Beispiel des Marathonläufers haben eine ungesunde Ernährung und mangelnde Bewegung zu einem sichtbaren Fitnessproblem geführt, dass er jetzt gezielt angeht. Eine Laufbandanalyse unterstützt ihn bei der richtigen Wahl der Sportschuhe.

2. Schritt der Softwareeinführung: Das S.M.A.R.T.-Prinzip

Formulieren Sie Ziele für Ihr Softwareprojekt! Das S.M.A.R.T.-Prinzip hilft Ihnen dabei, wirksame Ziele zu setzen. Das Prinzip steht für die Aufstellung spezifischer, messbarer, attraktiver, realistischer und terminierter Ziele. Erstellen Sie so Ihre Roadmap für das Projekt und kontrollieren Sie damit regelmäßig, ob Sie noch auf dem richtigen Weg sind. Schreiben Sie Ihre Wünsche und Anforderungen in ein Lastenheft. Dies hilft Ihnen und Ihrem (zukünftigen) Softwarepartner bei der Lösungskonzeption. Unser Marathonläufer hat mit der Teilnahme beim nächsten Stadtlauf über die Marathondistanz ein SMARTes Ziel. Die Umstellung der Ernährung und regelmäßiges Training setzen Meilensteine auf seinem Weg zum Ziel.

3. Schritt der Softwareeinführung: Die Ressourcen

Ganz ohne Ressourceneinsatz geht es nicht. Die „smart“ durchdachte und in Auftrag gegebene Software benötigt jemanden, der sich mit ihr auskennt bzw. sich die Zeit nimmt, ihre Bedienung und die abgebildeten Methoden zu erlernen. Nur so kann die Software dann auch gewinnbringend eingesetzt werden. Bestimmen Sie hierfür geeignete Mitarbeiter, die sogenannten Key-User, bereits während der Einführungsphase. Für das Projekt an sich gilt dasselbe: Es muss ein Projektteam zusammengestellt werden, das sich mit den jeweiligen Themen auskennt und für die Projektarbeit freigestellt ist oder sich die Zeit ggf. zusätzlich zum Tagesgeschäft nehmen kann. Unterschätzen Sie nicht den Kapazitätsanspruch Ihres Vorhabens! Im Falle unseres Marathonläufers ist es vor allem die Zeit, die er sich für das Lauftraining und Recherche über gesunde Ernährung nimmt. Mit seiner Familie hat er wertvolle Mitstreiter gefunden.

4. Schritt der Softwareeinführung: Die Erwartungshaltung

Bleiben Sie mit Ihrer Erwartungshaltung realistisch!

1. Software ist kein Allheilmittel für alle Probleme. Nicht die Software verändert den Prozess in Ihrem Unternehmen und macht per se alles besser, sondern Sie selbst müssen die routinierten Prozesse kritisch hinterfragen und ggf. anpassen, damit die Software als Problemlösungswerkzeug ihren vollen Nutzen ausspielen kann!
2. Lieferanten sind nicht allein zuständig. Die Einführung eines komplexen CAQ-Systems ist ein vielschichtiges Projekt – auch wenn es sich um Standard-Tools handelt. Eine vertrauensvolle, partnerschaftliche Kunden-Lieferanten-Beziehung ist Basis für den Projekterfolg. Arbeiten Sie für eine gelungene Implementierung eng mit dem Lieferanten zusammen und planen Sie einen gewissen Aufwand ein. Mit einem offenen und wertschätzenden Umgang lassen sich auch Hindernisse im Projekt gemeinsam meistern.
3. Es wird nicht alles wie geplant laufen. Aber wenn mal etwas schief geht: Nicht den Kopf einziehen. Für die meisten Probleme finden sich Lösungen und viele sind für das große Ganze gar nicht von Bedeutung. Lassen Sie Ihr Projekt nicht wegen unwichtigen Kleinigkeiten scheitern. Mit einer 80%igen Lösung zu starten und diese weiterzuentwickeln ist besser als auf die perfekte Lösung zu warten.

Unserem Marathonläufer ist klar, dass die tollen Laufschuhe alleine nicht ausreichen. Er muss an seinem Lebensstil etwas ändern. Das ist seine persönliche Verantwortung. Von Rückschlägen lässt er sich aber nicht entmutigen.

5. Schritt der Softwareeinführung: Die Kommunikation

Die Einführung von Software ist mit Veränderungen verbunden und kann zum Verlust „geliebter Gewohnheiten“ und damit zu Akzeptanzproblemen führen. Kommunizieren Sie daher frühzeitig über die Hintergründe und Ziele des Softwareprojekts. Machen Sie Betroffene zu Beteiligten, und informieren Sie regelmäßig über alle wichtigen Fortschritte und Änderungen. Planen Sie Meetings sorgfältig und bringen Sie Struktur in die Projektkommunikation. Legen Sie fest, wer wann welche Informationen erhalten soll und protokollieren Sie den Informationsaustausch. Lassen Sie sich lieber auf einen kurzen prägnanten Austausch am Mittagstisch ein als mehrere Stunden im Meetingraum zu verschwenden. Kommunikation ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor jedes Projekts! Unser Marathonläufer spricht offen mit seinem Umfeld über sein Vorhaben. Das erzeugt Verständnis für seinen Verzicht auf das Feierabendbier.

6. Schritt der Softwareeinführung: Die Dokumentation

Die Dokumentation des Projekts mag lästig sein, ist aber ein Grundbestandteil, den Sie sich von Beginn an angewöhnen und nicht vernachlässigen sollten. Sobald sich Projektverantwortliche ändern oder im laufenden Prozess Mitarbeiter dazustoßen, wird es mühsam, die notwendigen Informationen zusammenzusuchen und der Projektfortschritt stagniert. Versetzen Sie sich einmal selbst in die Lage eines Projektleiters oder Mitarbeiters, der ein begonnenes Projekt weiterführen oder daran mitarbeiten soll: Welche Unterlagen würden Sie sich wünschen, um sich rasch in das Projekt einbringen zu können? Nehmen Sie diese Überlegungen als Anforderung an die Dokumentation! Unser Marathonläufer dokumentiert seine Fortschritte mit einem Fitness-Tracker und aktualisiert seinen Ernährungs- und Trainingsplan stetig. So sieht er nicht nur Verbesserungen, sondern auch weiteres Potenzial. Das motiviert ihn zusätzlich.

7. Schritt der Softwareeinführung: Die Unterstützung

Scheuen Sie sich nicht davor, externe Unterstützung einzuholen. Sie können sich nicht in allen Teilbereichen des Projekts im Detail auskennen – erst recht nicht, wenn neue Wege eingeschlagen werden. Wenn man den Zeitaufwand gegenrechnet und bedenkt, dass viele andere Aufgaben liegen bleiben, wenn Sie sich zu intensiv in etwas Neues einarbeiten müssen, lohnt sich meist ein externer Spezialist. Ihr Software-Lieferant bietet i.d.R. beratende und unterstützende Dienstleistungen wie Workshops und Schulungen an. Die Sicht von außen hilft auch, das große Ganze nicht aus dem Blick zu verlieren. Unser Marathonläufer hat sich von einem ausgebildeten Fitnesstrainer umfassend beraten lassen und mit dessen Unterstützung den Trainingsplan ausgearbeitet und überwacht.

Fazit

Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen vor einer Herausforderung stehen und dieser mithilfe eines CAQ-Programms begegnen wollen, beschränken Sie sich nicht auf den bloßen Kauf, die Installation und Konfiguration der Software! Gehen Sie das Projekt systematisch an, um eine nachhaltige Problemlösung zu erreichen: Analysieren Sie zunächst die Ursache(n) des Problems. Setzen Sie dann konkrete Lösungen bzw. Ziele fest, die dem bekannten S.M.A.R.T.-Prinzip folgen. Planen Sie die Arbeitskraft und -zeit Ihrer Projektteilnehmer realistisch ein. Im Anschluss sollten Sie sich von falschen Erwartungshaltungen lösen und damit beginnen, eine wirklich effektive Kommunikation im Projektalltag zu etablieren. Die letzten Schritte einer erfolgreichen Softwareeinführung bestehen darin, alle Fortschritte detailliert zu dokumentieren und, wenn nötig, für offen gebliebene Frage externe Spezialisten zu Rate zu ziehen.

So werden Sie genau das erreichen, wofür Sie Ihre neue Software ausgesucht haben – ein Marathonläufer, der in persönlicher Bestzeit die Ziellinie überschreitet. Doch bevor eine Software im Unternehmen eingeführt werden kann, muss sie erst einmal konzipiert werden. Diesen Schritt können Sie mithilfe eines Lastenhefts in Angriff nehmen.

Wie solch ein Lastenheft erstellt wird, erfahren Sie im gleichnamigen Blogartikel.